Quién es el cliente, qué le frenaba, qué construimos juntos y qué cambió.
Hay un tipo de cansancio que no aparece en ninguna hoja de horas. Es el de irse a casa y seguir repasando mentalmente la lista.
«¿Contestamos aquel requerimiento? ¿Cogió alguien la notificación de esta mañana? ¿Se nos pasa algún plazo esta semana?»
Así trabajaba el responsable de Lualca Asesores, un despacho fiscal-contable de Sevilla, antes de conocer a MindFlocks. No le faltaba equipo ni oficio. Le faltaba una sola cosa que no se compra con más horas: la certeza de que nada se estaba escapando.
Las peticiones entraban casi siempre como reacción a una notificación de Hacienda: llegaba el requerimiento, el cliente lo reenviaba, y ese correo aterrizaba en la bandeja del despacho mezclado con otros cuarenta.
Allí empezaba la verdadera gestión —y también el riesgo. En lo fiscal y lo laboral, olvidar no sale gratis: un plazo que se pasa es una sanción.
Riesgo de plazos. Un requerimiento traspapelado podía acabar en sanción.
Trabajo manual. Anotar y seguir cada gestión a mano, con el riesgo de duplicar o de que algo se traspapele.
Sin visión compartida. Difícil repartir el trabajo o cubrir a quien faltaba.
Documentación dispersa. Archivos repartidos entre correos y carpetas, sin trazabilidad.
«La sensación era de tensión permanente. Todo funcionaba, pero funcionaba en mi cabeza.»— Francisco José Alfaro Mesa, responsable del despacho de Lualca Asesores
El correo deja de ser donde se gestiona y pasa a ser solo una puerta de entrada. Elige un correo de ejemplo y observa cómo lo lee, lo clasifica y crea la tarjeta —solo.
Lo que cambió cuando el correo dejó de ser el centro de operaciones.
Sobre el mismo tablero, el Becario coge las tarjetas del área laboral —como un becario incansable—, lee hasta el DNI escaneado y comprueba que no falte ningún dato para tramitar el alta o la baja.
«Con que comprobéis que están todos los datos y, si no, nos creéis un borrador para reclamarlos… solo con eso nos habéis cambiado la vida.»— Francisco José Alfaro Mesa, responsable del despacho de Lualca Asesores
Datos verificados sobre el histórico de ejecuciones del sistema. Otros beneficios —trazabilidad de cada tarea y documento, trabajo en equipo más fluido, menos dependencia de la memoria de cada persona— son difíciles de medir, pero son los que el cliente nota primero.
