El control tributario no deja de crecer. Según los resultados oficiales de 2024, la Agencia Tributaria realizó cerca de 1.981.000 actuaciones de control de tributos internos, la recaudación asociada a la lucha contra el fraude subió un 13 % y más de 144.000 contribuyentes rectificaron su declaración a raíz de esas comprobaciones. Ese volumen no se queda en una estadística: se reparte, requerimiento a requerimiento, entre los despachos que atienden a esos contribuyentes.
Ante ese aumento, la reacción habitual es pedirle más atención al equipo. Esta guía plantea la otra vía: reducir el trabajo que rodea a cada requerimiento apoyándose en el conocimiento que el despacho ya tiene, y dejar en manos del profesional lo que de verdad requiere criterio.
Dónde se va el tiempo de un requerimiento
Contestar no es lo que más horas consume. El trabajo con criterio jurídico está concentrado en dos o tres decisiones. El resto es logística: leer la notificación, extraer los datos, computar el plazo sin equivocarse, listar punto por punto lo que se pide, comprobar qué está ya en el despacho y qué hay que solicitar al cliente, redactar el escrito, ordenar los anexos y presentarlo.
Esa logística tiene dos costes poco visibles. El primero es el tiempo de arranque: cada expediente empieza de cero aunque el despacho haya contestado decenas de requerimientos parecidos, y el escrito que funcionó el año pasado esté guardado en la carpeta de alguien. El segundo es el riesgo de cómputo: el plazo depende del calendario, de los festivos del municipio del cliente y del momento en que se accede a la notificación electrónica, y ese cálculo se hace muchas veces a mano y con prisa.
El punto de partida: el conocimiento del despacho, ordenado
La diferencia entre una IA que redacta genérico y una que sirve en un despacho está en de dónde saca el criterio. Si el sistema tiene acceso a una base de conocimiento ordenada —los procedimientos, los criterios propios y los escritos ya presentados—, deja de improvisar y empieza a reutilizar lo que el despacho ya ha demostrado que funciona. Lo desarrollamos en este artículo sobre la base de conocimiento del despacho.
Para los requerimientos, esa base aporta dos cosas concretas: precedentes (qué requerimiento parecido se llevó antes y cómo se resolvió) y plantillas de escrito (la contestación tipo que el despacho ya usa, con su estructura y su tono).
Las fases de un requerimiento asistido
1. Alta del expediente y cómputo del plazo
Cada requerimiento se convierte en un expediente con su fecha límite calculada y, sobre todo, explicada: de qué fecha se parte, qué días se descuentan y por qué, incluidos los festivos del municipio del cliente. El cálculo se muestra, no se afirma. La comprobación jurídica sigue siendo del despacho; lo que aporta la herramienta es que ese cálculo esté a la vista y no en la cabeza de nadie.
2. Escenarios de acceso a la notificación
En las notificaciones electrónicas hay una decisión previa que es puramente estratégica: acceder ya o dejar correr el plazo de acceso. Cambia la fecha en que empieza a contar el plazo y, por tanto, los días reales de trabajo disponibles. El sistema presenta los escenarios con sus fechas resultantes y señala si en ese caso cabe pedir una ampliación. No recomienda ninguno. Esa decisión es profesional y depende del caso, del cliente y de la carga del despacho.
3. Lectura del documento y revisión por comentarios
La notificación se lee dentro del propio expediente. Cuando algo no cuadra —un dato mal extraído, un punto que ya se aportó en un expediente anterior, una circunstancia del cliente que cambia la estrategia—, se marca sobre el párrafo concreto y se deja el comentario ahí, anclado a su punto del documento.
Los comentarios se envían agrupados, no de uno en uno, y el sistema responde en cada hilo: corrige lo que había extraído mal, actualiza la ficha de datos del expediente e incorpora la indicación al plan. Es un detalle de diseño con consecuencias: la corrección del profesional deja de ser un correo que alguien tiene que releer y aplicar, y pasa a ser una instrucción que modifica el trabajo pendiente.
4. Plan de respuesta punto por punto
El requerimiento se descompone en la lista de lo que efectivamente pide, en su mismo orden. Cada punto se clasifica en tres estados: está en el despacho, hay que pedírselo al cliente, o no existe y habrá que explicarlo. De ahí sale, si hace falta, la solicitud de documentación al cliente, con su seguimiento y sus recordatorios.
5. Redacción del escrito
La contestación se genera a partir de la plantilla del despacho, con los datos del expediente y con los comentarios ya aplicados. El resultado es un borrador completo y editable, no un texto cerrado. El objetivo no es evitar que el profesional escriba: es evitar que empiece de cero.
6. Paquete de presentación y cierre
Se prepara el paquete: el escrito en PDF, los anexos numerados en el orden en que los enumera el requerimiento y un índice. La presentación la hace la persona, en la Sede electrónica y con su certificado. El sistema prepara, recuerda y empaqueta; no accede a la Sede ni presenta nada en nombre de nadie.
Al cerrar el expediente con su justificante, este vuelve a la base de conocimiento como precedente. El despacho termina cada requerimiento sabiendo algo más que antes de empezarlo.
Qué debe seguir decidiendo la persona
- La estrategia de plazo. Cuándo acceder a la notificación y si pedir ampliación son decisiones profesionales, no automatismos.
- El contenido de la contestación. El borrador es un punto de partida; la responsabilidad del escrito es de quien lo firma.
- La presentación. Se hace con certificado propio, y sin justificante no se cierra el expediente.
- Qué entra en la base de conocimiento. Qué precedente merece guardarse como criterio es un juicio del despacho.
Preguntas frecuentes
¿La IA presenta el escrito en la Sede electrónica?
No. Prepara el escrito y el paquete de anexos, y avisa de los plazos. La presentación la realiza una persona con su certificado, y el expediente no se cierra hasta que se registra el justificante.
¿De dónde salen las plantillas?
Del propio despacho. Son los escritos que ya ha presentado y que funcionan, guardados en su base de conocimiento junto con los precedentes de expedientes anteriores. No son modelos genéricos descargados de ningún sitio.
¿Qué pasa si el sistema extrae mal un dato del requerimiento?
Se corrige comentando sobre el propio documento, en el punto donde está el error. Esa corrección actualiza la ficha del expediente y afecta al escrito que se redactará después, en lugar de quedarse en una nota suelta.
¿Es compatible con el secreto profesional?
Sí, si el conocimiento y los expedientes permanecen en el entorno del despacho y el razonamiento se ejecuta en local o en la Unión Europea. Es una decisión de arquitectura, no un ajuste posterior.
En resumen
La gestión asistida de requerimientos no consiste en que una máquina redacte por el despacho. Consiste en que el despacho deje de empezar cada expediente desde cero: el plazo calculado y comprobable, los escenarios sobre la mesa, el precedente y la plantilla recuperados de su propio conocimiento, y las correcciones del profesional aplicadas donde se hacen. La firma, la estrategia y la presentación siguen siendo suyas.
Las cifras de control tributario de 2024 y por qué ese aumento satura a los despachos los desarrollamos en «Hacienda aprieta más cada año». Y si te interesa ver cómo trabaja hoy un despacho con este enfoque, con su antes, su cómo y sus cifras, está en este caso de éxito.